Le système de gestion événementiels (Event Services System, ou ESS) est une application multicouche entièrement basée sur le Web conçue pour la gestion des participants à des événements et centrée sur un puissant moteur d'accréditation et de gestion des bénévoles. ESS est un système flexible et intuitif, dont la mise en œuvre est peu coûteuse et que les organisateurs apprendront à maîtriser rapidement. Il convient aussi bien aux conférences d'une journée, qu'aux grands événements multisports et aux championnats sportifs.
Le moteur d'accréditation possède de validation simultanée de plusieurs badges, une interface graphique simple pour gérer les photos des participants, une conception flexible et une fonction d'aperçu des laissez-passer, une matrice de privilèges pour attribuer des droits d'accès et des privilèges selon les profils des participants et une fonction de production par lots de badges. Ce produit peut gérer plusieurs événements, permettant aux utilisateurs d'affecter des personnes à des évènements qui ont lieu au même moment, tels que des cérémonies, des sessions de formation, des cocktails, des finales, etc. ESS permet également de préparer des badges spécifiques de présentation différente pour ces « sous-événements ». La solution d'accréditation comprend les fonctionnalités combinées d'inscription et d'accréditation des participants, ainsi que la gestion de base des transports, de l'agenda et du logement. En outre, elle permet d'enregistrer les disciplines sportives auxquelles les athlètes participent.
EST (Event STaffing system), la solution intégrée d'affectation du personnel, permet d'inscrire des bénévoles et du personnel pour un événement particulier, ainsi que d'enregistrer leurs compétences, leur expérience, leurs aptitudes et leurs diplômes. Elle simplifie le cycle complet du dépôt de la candidature à l'attribution des tâches en passant par l'évaluation et les entretiens de sélection. En outre, elle possède un mécanisme de suivi pour archiver tous les contacts avec les candidats. Une fois le personnel sélectionné, les informations le concernant sont transférées dans ESS pour l'accréditation.
ESS possède, en outre, un moteur de rapports intégré appelé RGM (Report Generator Module) permettant aux utilisateurs d'analyser de manière dynamique les données des participants en générant des rapports qui peuvent être imprimés ou affichés à l'écran. Les données des participants peuvent également être exportées vers d'autres applications (par exemple, des outils Microsoft Office) pour gérer des tâches spécifiques comme la saisie du nom du sport ou le logement.
Afin de gérer l'enregistrement en ligne des bénévoles, la saisie du nom des sports et des participants, un module polyvalent appelé IRM (Internet Registration Module, module d'inscription Internet) peut être ajouté à ESS. Ce module permet aux organisateurs d'offrir un canal d'inscription Web et de réduire le volume de travail administratif de gestion des inscriptions.
ESS est à bien des égards une application réduite et tout-en-un pour la gestion des événements.
ESS est entièrement basée sur une plate-forme Microsoft (Windows 2000). L'architecture centralisée permet aux comités d'organisation de la déployer très rapidement sur le réseau créé pour l'événement. Les clients Intranet ont uniquement besoin d'un navigateur (Internet Explorer 5.5 ou supérieur) et d'un accès au réseau sur lequel l'application est exécutée. L'accès au système est sécurisé à l'aide de noms d'utilisateur et de mots de passe.
ESS a été ou est utilisé par les comités d'organisation suivants : Jeux universitaires 2005, Jeux Africains 2003, Festival Olympique de la Jeunesse Européenne 2003, championnats du monde de natation 2003 et Skate America 2001.