Gestion des contenus d’entreprise (ECM) et gestion du cycle de vie des produits
Les contenus d’entreprise (documents, courriels, dessins, pages web, formulaires et autres documents) sont autant de sources d’informations vitales pour leur bon fonctionnement. Elles fondent leurs décisions sur une analyse documentée, leurs accords commerciaux sont explicités dans des contrats et leur propriété intellectuelle dans les brevets. Elles utilisent des lettres et des messages électroniques pour communiquer avec leur écosystème professionnel, elles informent leurs clients au moyen de sites Web.
Ainsi, l’ère électronique a apporté de nouveaux formats de contenus et en a fait exploser la quantité. Un grand nombre d’organisations utilisent de nouvelles technologies informatiques pour gérer différemment les contenus et ces utilisations innovantes des contenus confèrent un avantage concurrentiel.
En revanche, il est apparu ces dernières années qu’une mauvaise gestion des contenus pouvait avoir de graves conséquences, telles que la non-conformité avec la réglementation et la législation. Il s’ensuit également des pertes de productivité et un surcroît de travail lors de la recherche et de la récupération des contenus pertinents. La conformité est actuellement la première motivation qui pousse les entreprises à améliorer leur solution ECM. Cet impératif est présent dans tous les secteurs d’activité.
L’optimisation du travail collaboratif et l’efficacité de la communication sont d’autres facteurs importants qui motivent les entreprises à développer l’ECM. Le bon usage des contenus numériques dans les processus de collaboration et de communication, est un facteur particularisant en termes de performance individuelle et collective.
Enfin, le coût global de stockage de tous ces contenus connaît une croissance exponentielle, en liaison directe avec l’explosion de la quantité de ceux-ci..
Concrètement, c'est une combinaison de ces facteurs qui pousse toutes les entreprises, qu’elles soient publiques ou privées, à développer leur solution ECM.
ECM : vision Atos Origin
A partir des travaux d’analystes et des commentaires de ses propres clients, Atos Origin a identifié sept grands domaines de déploiement de la gestion des contenus à l’échelle de l’entreprise :
- le support clients
- l’amélioration de la productivité du back-office
- la productivité des collaborateurs et la gestion des connaissances
- l’agilité face aux changements du marché
- la promotion, le marketing et la publicité
- le respect des règlements
- le cycle de vie du produit
Différents composants de la solution ECM d’Atos Origin permettent de répondre aux exigences d’évolution de ces domaines.
- Gestion des documents et collaboration centrée sur les documents : élément central du système ECM, la gestion des documents concerne tous types d’informations non structurés tels que les documents, les fichiers bureautiques et le Rich Media.
- Acquisition : élément consacré à la collecte, à la numérisation et au remplissage des bases de données, à partir des informations provenant de différentes sources telles que la PAO, les courriers (numérisés), le courrier électronique, l’EDI et le flux éditique.
- Gestion des contenus Web : élément consacré à la création, à la gestion et à la publication de contenus sur le Web.
- Records Management : vise à faciliter l’identification, la classification, l'archivage, la préservation et la destruction des enregistrements, y compris les processus de saisie et de tenue à jour des justificatifs des activités et des transactions de l’entreprise sous forme d’enregistrements, avec les informations qui s’y rapportent.
- Archivage des messages électroniques : vise à contrôler, à gérer et à archiver les messages électroniques et les pièces jointes.
- Archivage de documents permanents : également connu sous le nom d’IDARS (Integrated Document Archiving and Retrieval Systems), cet élément de la solution ECM est consacré au stockage d’un volume élevé de documents fixes.
- Editique : élément de la solution ECM consacré à la publication par l’entreprise de tout type d’informations telles que les factures ou la correspondance commerciale.
- Portail et collaboration : permet de proposer à l’utilisateur une interface unique et facile à utiliser comme support à la gestion des contenus.
- BPM (workflow) : vise à gérer les processus associés à la gestion des contenus, la plupart du temps par une interaction avec les utilisateurs (étroitement lié au système de gestion des processus opérationnels – BPM - basé sur l’intégration des applications d’entreprise - EAI).
- Moteurs de recherche : élément dont le rôle est d’aider l’utilisateur à trouver les informations pertinentes qu’il recherche dans les vastes bases auxquelles il a accès.
ECM : une offre phare d’Atos Origin
Chez Atos Origin, nous avons compris que l’ECM était un des axes stratégiques pour permettre au client d’améliorer ses activités, de réduire ses coûts et de respecter les contraintes légales. Nous avons donc décidé d’en faire l’une de nos offres clés.
Grâce à cette offre, les clients bénéficient d’une approche claire et cohérente de l’ECM, de solutions prêtes à être déployées et de ressources dédiées pour répondre aux besoins associés à l’ECM.
Une approche transverse
Certaines caractéristiques de l’ECM en font un processus unique dans l’entreprise :
- Dans une entreprise, tout le monde travaille avec des contenus : l’ECM concerne toutes les parties prenantes, internes et externes, dans les processus de l’entreprise, avec pour objectif commun l’amélioration de la gestion des contenus se rapportant aux activités « cœur de métier » et aux activités annexes.
- La gestion des changements est importante : l’ECM est étroitement lié aux utilisateurs et aux applications. Son impact sur les habitudes de travail et les modes de fonctionnement dans les entreprises est très important. La gestion des changements est donc un facteur très important dans la réussite d’un programme d’ECM.
- L’ECM a des répercussions considérables sur les infrastructures : un programme d’ECM a pratiquement toujours des répercussions considérables sur les infrastructures de stockage et de réseau. Cet aspect doit être pris en compte dès le début d’un projet jusqu’à sa mise en exploitation.
La mise en œuvre d’une solution ECM n’est pas un simple projet informatique. Il affecte de vastes domaines fonctionnels et l’organisation. Grâce à ses compétences reconnues dans les grands métiers du service, Atos Origin peut accompagner ses clients sur tout le cycle de vie d’un projet ECM, de la conception jusqu’à l’exploitation. Pour chacun des grands domaines de l’ECM, Atos Origin peut proposer à ses clients des prestations :
- de conseil pour définir, établir le diagnostic de maturité ECM, le système cible et le feuille de route détaillée ;
- d’intégration de systèmes pour sélectionner et proposer des solutions informatiques cohérentes ;
- d’infogérance pour l’externalisation et l’exploitation des infrastructures
Une stratégie internationale
Chez Atos Origin, nous développons depuis de nombreuses années une approche cohérente du déploiement des solutions ECM au niveau international, avec une vision commune des différents éléments. Cette approche nous permet de partager nos expériences, les leçons que nous en avons tirées, et ainsi valoriser les meilleures pratiques.
Adoptée dans de nombreux pays, elle s’appuie sur un réseau d’experts dédiés aux solutions ECM dans nos implantations suivantes :
- Pays-Bas
- France
- Royaume-Uni
- Allemagne
- Espagne
- Belgique
- Pologne
- Inde
- Asie Pacifique
- États-Unis
- Brésil
Une expertise forte
Avec plus de 1 000 personnes dédiées aux solutions ECM dans toute l’Europe, Atos Origin est l’une des sociétés de services les mieux placées pour aider les clients à mettre en œuvre, à déployer et exploiter de grands projets basés sur les contenus à l’échelle de l’entreprise.
Atos Origin développe chaque année de nouvelles ressources et compétences sur les solutions ECM et prévoit de doubler la taille de l’équipe ECM d’ici 2009.
Des partenariats stratégiques
Atos Origin est en mesure d’aider ses clients sur la plupart des technologies.
Pour valoriser les meilleures pratiques, Atos Origin a toutefois développé son expertise des principales technologies ECM et travaille en étroite collaboration avec des partenaires comme EMC-Documentum, IBM-FileNet, Microsoft et OpenText.
Atos Origin travaille en étroite collaboration avec tous ces partenaires dans les différents domaines de gestion des contenus d’entreprise.
Les Solutions Atos Origin
Outre l’approche standard qui consiste à apporter aux clients des réponses à des demandes spécifiques sous forme d’appels d’offres, Atos Origin propose une méthodologie globale structurée et documentée permettant de déployer progressivement des solutions ECM dans toute l’entreprise, et qui s’appuie notamment sur :
- ECM-SCAN : conseils aux entreprises permettant de comprendre la situation d’une organisation dans la matrice de maturité en matière d’ECM et de repérer les domaines dans lesquels les applications basées sur les contenus peuvent améliorer l’efficacité, réduire les coûts d’exploitation et atteindre les objectifs de la direction.
- Outils ECM : permettent d’analyser les exigences, les contraintes et les priorités du client dans la mise en œuvre des éléments d’une solution ECM et de faciliter le choix des technologies qui permettront de soutenir les initiatives de l’entreprise cliente.
- Solution d’urbanisation ECM : services de conseils techniques visant à intégrer une solution ECM à l’infrastructure informatique d’un client, afin d’en améliorer l’interface avec les applications existantes et de mieux répondre aux besoins des utilisateurs.
- Migration des données et des applications : Atos Origin a élaboré une gamme de services destinés à aider le client à passer ses applications et ses bases de données existantes d’une technologie à une autre.
- Externalisation : Atos Origin est en mesure de prendre en charge le développement de vastes programmes ECM intégralement par externalisation ou en établissant des centres d’expertise ECM dans l’organisation du client.
Atos Origin propose en outre des applications verticales pour des marchés spécifiques.
- Gestion des informations pour les projets d’ingénierie.
- Gestion des documents techniques pour les opérations